Tietosuojaseloste 

Yksityisyytesi on meille tärkeää

Jokainen ihminen arvostaa yksityisyyttään ja lakipalveluja käyttävälle asiakkaalle yksityisyys on vielä varmasti korostetun tärkeää. Vaikka palvelemme lähes yksinomaan yritys- ja organisaatioasiakkaita, edellyttää toimintamme harjoittaminen henkilötietojen keräämistä, tallentamista ja käsittelyä. Yritysten puolesta asioita hoitavat kuitenkin ihmiset. Käsittelemme rekisterinpitäjänä erityisesti asiakasyritystemme yhteys- ja muun henkilöstön henkilötietoja. Henkilötietoa on kaikki sellainen tieto, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, kuten nimi, sähköpostiosoite, valokuva tai tehtävänimike.

LAKIUS käsittelee asiakkaisiinsa ja potentiaalisiin asiakkaisiinsa liittyvää henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa.

Saatamme myös joskus toimia tietosuojalainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjänä toimiville asiakkaillemme. Näiden osalta henkilötietojen käsittelyn periaatteet on kuvattu asiakkaamme tietosuojaselosteissa, joten tutustu niihin myös tarvittaessa. Mikäli toimimme tai aiomme toimia asiakkaamme henkilötietojen käsittelijänä, perustuu se aina meidän ja asiakasorganisaation väliseen palvelu- ja tietosuojasopimukseen ja käsittelemme tällöin asiakkaan henkilötietoja yksinomaan kyseisen asiakkaan hyväksi ja lukuun niin kauan, kuin meillä on voimassaoleva sopimus.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on LAKIUS Oy (jäljempänä myös “LAKIUS” tai “me”):

LAKIUS Oy
Y-tunnus: 2775970-3
Postiosoite: Dagmarinkatu 11 A1, 00100 Helsinki
Puhelin: 044 2358 211
Sposti: info@lakius.fi

Tietosuoja-asioita hoitaa Villy Lindfelt (villy.lindfelt@lakius.fi).

Mitä tarkoituksia varten keräämme henkilötietoja ja millä perustein sitä käsittelemme?

Keräämme, tallennamme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme aina, että meillä on vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa henkilötietojen tallentamiselle ja käsittelemiselle. Pääasiallisia henkilötietojen käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:

Lakipalvelujen tarjoaminen ja toimittaminen. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja lakipalvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen liittyen. Yhteydenottopyyntöjen aikana säämme ja käsittelemme henkilötietoja. Asiakassuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja erityisesti asiakkuuksien hallintaa, palvelujen toimittamista, laskutusta, perintää ja palautteiden käsittelyä varten. Näiden toimien osalta henkilötietojen käsittelyperusteita ovat erityisesti sopimuksen täyttäminen ja valmistelu, lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (mm. kirjanpito, verotus) sekä oikeutettu etumme.

Rekisteröityneiden käyttäjien tunnistaminen ja palveleminen. Osa palveluistamme, kuten ladattavat asiakirjat, verkkokurssit tai muut vastaavat sisällöt, on käytettävissä verkkosivustollamme vain sopimuksen tehneille asiakkaille ja rekisteröityneille käyttäjille. Keräämme myös henkilötietoa näiden palveluiden tarjoamiseksi ja palvelua käyttävän henkilön tunnistamiseksi, sillä tällaiset palvelut perustuvat rekisteröityneen käyttäjän tunnistamiseen. Tämän osalta lainmukaisia henkilötietojen käsittelyperusteita ovat erityisesti sopimus ja sen täytäntöönpano sekä oikeutettu etumme.

Markkinointi ja asiakasviestintä. Pyrimme etsimään uusia asiakkaita palveluillemme ja markkinoimme niitä erityisesti sosiaalisissa medioissa, hakukoneissa ja muissa digitaalisissa kanavissa sekä saatamme toteuttaa erityisesti sähköpostitse suoramarkkinointia tai asiakasviestintää. Saatamme myös muodostaa profiileja taikka kohdentaa mainontaa tai markkinointia sen perusteella, mistä henkilöt ovat aiemmin kiinnostuneet tai missä he ovat vierailleet. Näiden toteuttaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä ja keräämistä. Saatamme myös julkaista asiakastarinoita markkinointikanavissamme, joiden ytimessä on palveluitamme käyttävät henkilöt. Henkilötietoja saatetaan käsitellä myös markkinoinnin tehokkuuden ja verkkosivuston käytön analysoimiseksi ja mittaamiseksi. Markkinointi saattaa sisältää myös automaattista päätöksentekoa ja profilointia. Lainmukaisina käsittelyperusteina tässä on erityisesti oikeutettu etumme, joltain osin mahdollisesti myös suostumus. Henkilöllä on aina kuitenkin mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi, riippumatta siitä, perustuuko se suostumukseen vai ei.

Lakipalvelujen kehittäminen. Liikeideamme on madaltaa kynnystä lakipalvelujen käyttöön ja teknologian ja digitaalisten palveluiden avulla tehdä lakipalvelut helpommin, tehokkaammin ja myös edullisemmin useamman yrityksen ja yrittäjän saataville. Saatamme kerätä ja käsitellä henkilötietoja palvelujen kehittämiseksi tämän liikeidean mukaisesti. Tämä voi tapahtua esimerkiksi analysoimalla palveluidemme käyttöä tai teettämällä kyselyitä tai tutkimuksia. Lainmukainen käsittelyperusteemme tämän osalta on erityisesti oikeutettu etumme.

Lakisääteiset velvoitteet, oikeudelliset vaateet. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus) ja oikeudellisten vaateiden valmistelemiseksi taikka niihin vastaamiseksi sekä petosten estämiseksi tai selvittämiseksi.

Mitä henkilötietoja LAKIUS kerää? Mistä lähteistä tietoa saadaan?

Keräämme ja käsittelemme pääasiassa vain asiakkaidemme yhteys- ja projektihenkilöihin sekä potentiaalisiin asiakkaisiimme liittyviä henkilötietoja.

Keräämme asiakkaisiimme ja potentiaalisiin asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja pääasiassa henkilöiltä itseltään. Uusien potentiaalisten asiakkaiden osalta saatamme kerätä myös ns. prospektitietoja esimerkiksi LinkedInistä, yritysten verkkosivuilta tai käyttämällä prospektointityökaluja (esim. LeadFeeder tai Albacross). Potentiaalisten ja nykyistenkin asiakkaiden osalta merkittävä lähde henkilötiedoille on kotisivumme ja sillä olevat yhteydenottolomakkeet. Keräämme tietoa myös verkkosivustomme käyttöön liittyen Google Analytics -palvelun avulla. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, pääasiassa kuitenkin asiakasyrityksiin liittyen.

Juridiset konsultointipalvelut

Juridisten konsultointipalvelujen osalta keräämme tyypillisesti asiakkaisiin ja potentiaalisiin liittyen erityisesti seuraavia henkilötietoja:

• Työnantajan nimi

• Yhteyshenkilön nimi

• Sopimuksen allekirjoittajan nimi

• Työsähköpostiosoite

• Tehtävänimike

• Työnantajan osoitetiedot ja y-tunnus

• Työnantajan laskutustiedot

• Työpuhelinnumero

• Sähköpostikirjeenvaihto

• Toimeksiantoon liittyvät tiedot

• Yhteydenottopyyntöihin liittyvät viestit

• Mahdolliset markkinoinnin kiellot, uutiskirjetilaukset tai suostumukset (ml. suostumukset asiakastarinoihin)

Verkkopalvelujen rekisteröityneet käyttäjät

Osa palveluistamme on käytettävissä rekisteröityneille käyttäjille (esim. webinaareina järjestettävät etäkoulutukset). Näiden käyttäjien osalta keräämme henkilötietoja pääasiassa henkilöiltä itseltään. Henkilötietoja syntyy ja kerätään myös palveluiden käytön aikana.

Keräämme ja käsittelemme verkkopalveluiden rekisteröityneihin käyttäjiin liittyen erityisesti seuraavia tietoja:

• Nimi

• Työnantajan nimi

• Työnantajan osoitetiedot

• Sähköpostiosoite

• Puhelinnumero

• Tilauksen sisältö

• Tilauspäivämäärä

• Laskutustiedot

• Rekisteröinnin yhteydessä annetut viestit ja muut tiedot

• IP-osoite

• Rekisteröitymishistoria

• Digitaalisten sisältöjen ja webinaarien lataus- ja käyttötiedot

• Mahdollisten koulutusten suorittamiseen liittyvät tiedot

Ketkä käsittelevät henkilötietoja ja luovutetaanko niitä muille?

Yksityisyyden ja luottamuksellisuuden varmistaminen on lakipalveluiden tarjoamisessa äärimmäisen tärkeää. Niinpä tietoja käsittelevät lähtökohtaisesti vain palveluiden suorittamiseen osallistuvat henkilöt.

Tallennamme tietoa kuitenkin lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja käytämme tietojen tallentamiseen tunnettuja ja luotettavina pidettäviä pilvitallennuspalveluja, joten henkilötietojen käsittelyssä saatetaan käyttää rajatuissa tarkoituksissa ulkopuolisia alihankkijoita. Alihankkijoiksi katsottavia henkilötietojen käsittelijöitä käytämme erityisesti seuraavissa asioissa:

• digitaalisten palveluidemme kehittäminen ja ylläpito;

• verkkosivuston hosting-palvelut;

• taloushallinto ja laskutus;

• sähköpostimarkkinointi ja muu digitaalinen markkinointi;

• verkkopalvelujen analytiikka; ja

• tietojen ja tiedostojen tallennus.

Huolehdimme alihankkijoita ja palveluntarjoajia käytettäessä siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme.

Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Siirtääkö LAKIUS henkilötietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja tallennetaan ja käsitellään ensisijaisesti sähköisessä muodossa ja erityisesti pilvipohjaisissa palveluissa, saattavat jotkut palveluntarjoajistamme sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Tällaisia ovat palveluntarjoajistamme muun muassa Google (pilvitallennus, analytiikka) ja Mailchimp (sähköpostimarkkinointi). Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen. Ensisijaisina vaihtoehtoina ovat (1) tietojen siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, (2) tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioituun yritykseen (siirronsaajat Yhdysvalloissa) taikka (3) EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.

Kauanko LAKIUS säilyttää henkilötietoja?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista tietojen käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat vaihdella käyttötarkoituksesta, lainmukaisesta käsittelyperusteesta ja tilanteesta riippuen. Rekisteröityneitä palveluiden käyttäjiä koskevat rekisteröitymistiedot säilytetään niin kauan, kuin he ovat rekisteröityneitä palvelujen käyttäjiä. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy taikka kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat). Pyrimme myös päivittämään ja poistamaan turhia, vääriä tai vanhentuneita tietoja aika ajoin.

Miten LAKIUS säilyttää ja suojaa henkilötietoja?

Henkilötietoja säilytetään lähes ainoastaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Valitsemme tietojen tallennukseen ja käsittelyyn hyvämaineisia ja turvalliseksi tunnettuja palveluntarjoajia. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Tallennamme ja varmuuskopioimme tiedot siten, että palvelut ovat tarvittaessa helposti ja nopeasti palautettavissa käyttöön ongelmatilanteissa.

Onko tietojen antaminen pakollista? Mitä seuraa, jos et anna tietojasi?

Tietojen antaminen on vapaaehtoista erityisesti potentiaalisille asiakkaillemme. Henkilötietojen antaminen ja käsittely on sopimusten täyttämiseksi on kuitenkin tietyltä osin pakollista asiakassuhteessa, jotta pystymme varmistamaan että yritysasiakkaidemme puolesta sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja kelpoisia ja pystymme täyttämään sopimusvelvoitteemme ja toisaalta varmistamaan, että omat oikeutemme täyttyvät. Saatamme myös tarvita tietoa siinä määrin, että voimme selvittää olemmeko esteellisiä uuden toimeksiannon vastaanottamiseen. Potentiaalisilta asiakkailta pyydämme verkkosivustollamme yleensä nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen sekä lyhyen kuvauksen asiakastarpeesta.

Mitä oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia sinulla on henkilötietojesi suhteen?

Rekisteröityneet käyttäjät

Rekisteröityneenä Lakius.fi -käyttäjänä voit kirjautua omaan profiiliisi ja tarkistaa ja korjata itseäsi koskevia yhteystietoja taikka päivittää salasanasi.

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@lakius.fi.

Pääsy tietoihin ja tarkastuspyyntöjen esittäminen

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Vaikka emme käsittelisi henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin suostumuksen perusteella, voit milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@lakius.fi tai noudattamalla sähköpostimarkkinoinnissa esitettyjä ohjeita tai klikkaamalla sen linkkejä.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Miten voit toteuttaa oikeutesi?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@lakius.fi tai ottamalla muutoin yhteyttä yritykseemme edellä kuvattuja yhteystietoja hyödyntäen. Koska kyse on lakipalveluista, huomaathan sen, että pyrimme tarkkaan varmistamaan henkilöllisyytesi, jotta emme toimita tietoja väärälle henkilölle. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka henkilötietojen käsittelyn periaatteiden muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua kuitenkin tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Kehen voit ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

LAKIUS Oy
Y-tunnus: 2775970-3
Postiosoite: Dagmarinkatu 11 A1, 00100 Helsinki

Tietosuoja-asioita hoitaa Villy Lindfelt (villy.lindfelt@lakius.fi ja 044 2358 211).

Evästeet

Evästeet Lakiuksen verkkosivuilla ja niiden hallinta

Verkkosivustomme saattaa käyttää evästeitä muun muassa palveluiden toimittamiseksi, sivuston käytön analysoimiseksi, sisältöjen ja mainonnan tuottamiseksi ja kohdentamiseksi sekä palveluiden ja verkkosivuston kehittämiseksi.

Evästeitä hyödyntämällä voidaan kohdentaa verkkosivuston käyttäjälle sisältöjä tai mainontaa Lakiuksen omilla sivuilla, ulkopuolisilla verkkosivustoilla tai sosiaalisessa mediassa esimerkiksi sillä perusteella, mistä asioista verkkosivuston kävijä on ollut kiinnostunut vieraillessaan Lakiuksen verkkosivuilla. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja saatetaan yhdistää muihin asiakastietoihin mainonnan kohdentamisessa. Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttö edellyttää lähtökohtaisesti suostumusta, kuten evästeiden käyttö markkinointitarkoituksiin, joka pyydetään verkkosivuston kävijältä verkkosivuilla olevan evästehallintatyökalun avulla. Mikäli verkkosivuston kävijä haluaa keskeyttää evästeiden käyttöön perustuvan mainonnan kohdentamisen tai muuttaa evästeasetuksiaan, sen voi tehdä sen kyseisessä evästehallintatyökalussa. Evästehallintatyökalu sisältää lisätietoja Lakiuksen verkkosivuilla käytössä olevista evästeistä.

Saatamme myös luovuttaa evästeiden keräämiä tietoja kolmansille osapuolille tässä evästekäytännössä ja tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.